Notatki i znaczniki w SharePoincie 2013

Od wersji 2010 istnieje możliwość dodawania notatek i znaczników (tagów) do dokumentów i stron SharePoint.
Umożliwia to szybkie dodanie komentarza lub oznaczenie interesującego nas pliku albo ciekawej strony odpowiednim znacznikiem, tak żebyśmy my albo inni ludzie mogli go łatwiej znaleźć.

Ogólne informacje o znacznikach i notatkach możecie znaleźć na Office.Microsoft.com oraz na Technecie.

Znaczniki są oparte o słowa kluczowe przedsiębiorstwa (enterprise keywords) dzięki czemu możliwe jest wyszukiwanie po taksonomii, jak również śledzenie tagu i korzystanie z web partu "Chmura tagów".
Dodatkowo tagi mogą być oznaczone jako prywatne, dzięki czemu będziemy mogli oznaczyć jakąś nie dzieląc się tą informacją z innymi użytkownikami.

Bardzo ciekawą funkcjonalnością, chociaż mało znaną jest (uwaga, epickie tłumaczenie) skryptozakładka (po ludzkiemu - "bookmarklet"). Bookmarklety pozwalają na dodanie tagów o treści spoza SharePointa. Działa to w ten sposób, że dodajemy taki bookmarklet do ulubionych w IE i następnie kiedy trafimy na jakąś stronę, która wydaje nam się interesująca to klikamy na bookmarklet. Otworzy to nowe okno, w którym możemy dodać notatkę lub tag i ta informacja pojawi się w SharePoincie analogicznie do tagów i notatek dodanych w SharePoincie. Ja używam tej funkcjonalności zamiast (a raczej oprócz) ulubionych w przeglądarce - dzięki temu po pierwsze mam ciekawe strony na mojej witrynie, więc przy implementacji na Office 365 są one dostępne wszędzie. Po drugie, jeżeli nie oznaczę tagu jako prywatnego, to moi koledzy, którzy śledzą tagi zostaną automatycznie poinformowani o ciekawej treści, którą znalazłem.

Tagi i notatki uwzględniają uprawnienia do treści - oznacza to, że jeżeli użytkownik nie ma uprawnień do danego elementu, to nie zobaczy także informacji o dodanej notatce czy też tagu, nawet jeżeli go śledzi. Mechanizm uprawnień opiera się o crawl usługi wyszukiwania - jeżeli strona nie była przeszukana to nie pojawią się informacje o aktywnościach na niej. Wyjątkiem są tutaj informacje o naszych tagach - tutaj nie jest stosowany ten mechanizm, gdyż zostało podjęte założenie, że jeżeli coś mogliśmy otagować to mieliśmy do tego uprawnienie. Więcej o tym mechanizmie znajdziecie w artykule na Technecie.

Informacje o tagach i notatkach, w przeciwieństwie do kolumn taksonomii i pól komentarza, nie są trzymane na liście, ale w dedykowanej bazie danych "Social tagging Database", a funkcjonalności znaczników i notatek są częścią usługi aplikacji profili użytkownika. Natomiast same znaczniki są trzymane w magazynie terminów dla słów kluczowych przedsiębiorstwa, jednak są to tylko znaczniki - bez informacji o tym kto i gdzie ten znacznik przypisał. Więcej o architekturze ponownie na Technecie. Architektura jest wydajna, została zaplanowana aby obsługi 2000 zapytań na sekundę i 500 milionów wpisów - powinno to starczyć dla 400 tysięcy użytkowników na 5 lat, chociaż przy dużych wdrożeniach konieczne jest oczywiście prawidłowe rchitektury zaplanowanie tej funkcjonalności.

Niestety funkcjonalność znaczników i notatek była niedostępna dla elementów listy - mogliśmy oznaczyć stronę z widokiem listy, ale już nie wybrany element. Implementacja była na tyle myląca, że użytkownikom wydawało się, że otagowali wybrany element.

W SharePoincie 2013 mamy już możliwość tagowania także elementów listy. Tagi są zaimplementowane troszeczkę inaczej niż w 2010 - nie znajdują się z prawej strony pod wstążką, ale są częścią wstążki dla elementu lub strony. Jeżeli chcemy otagować widok listy, to robimy to z poziomu zakładki dla listy.

 Niestety jest pewien zgrzyt - kiedy otworzymy sobie szczegóły wybranego elementu to na wstążce już nie znajdziemy tej sekcji i przycisku na wstążce. Wydaje się, że jest to raczej błąd niż celowe działanie twórców SharePointa.

Na szczęście nie wszystko stracone! Jeżeli zależy nam, żeby ten guzik się pojawił na wybranej liście lub bibliotece, to z pomocą przyjdzie nam SharePoint designer. Oto jak umieścić guzik wywołujący okno dodawania znaczników i notatek na dispformie wybranej listy/biblioteki:

1. Otwieramy SharePoint Designera 2013 i łączymy się do wybranej witryny i wchodzimy na ustawienia listy lub co łatwiejsze, z poziomu wstążki dla listy klikamy "Edytuj listę".
2.  W prawym dolnym rogu klikamy na sekcję "Akcje niestandardowe" ("Custom actions") i następnie w lewym górnym rogu na wstążce rozwijamy menu dla nowych niestandardowych akcji i wybieramy "Wstążka wyświetlania formularza" ("Display form ribbon").
3. W oknie które nam się pojawi podajemy nazwę dla opcji (np. Znaczniki i Notatki) i wybieramy "Przejdź do adresu URL" ("Navigate to URL") i wpisujemy w oknie pod tą opcją:
   javascript:OpenPopUpPageWithTitle('{SiteUrl}/_layouts/15/socialdataframe.aspx?listid={ListId}&id={ItemId}&mode=0&IsDlg=1', RefreshOnDialogClose, 600, 400,'Tags & Notes') 
4. Żeby dodać ikonki to w polach obrazów 16x16 i 32x32 wpisujemy odpowiednio: /_layouts/15/images/SocialTagsAndNotes_16.png?rev=23 i /_layouts/15/images/SocialTagsAndNotes_32.png?rev=23
5. W lokalizacji na wstążce podajemy Ribbon.ListForm.Display.Actions.Controls._children i wybieramy kolejność, w której ma być wyświetlony znacznik.

I gotowe! Teraz użytkownicy po wejściu w szczegóły elementu będą mogli przeczytać tagi i notatki już dodane oraz dodać własne dla danego elementu/dokumentu: