Darmowe 15 webinary Office

Mały offtopic:
Na blogu Office dostępne są co wtorek cykliczne 15-sto minutowe webinary. Tematyka ogólnie dotyka Office, ale z wielu różnych punktów widzenia. Część rzeczy dla codziennych użytkowników Office jest oczywista, ale część może nam znacznie przyspierszyć pracę. Ostatnio taką prezentacją były skróty klawiszowe http://aka.ms/short123, dziś będzie sesja o "czasooszczędzaczach" i sztuczkach.

Webinary są nagrywane, więc można sobie obejrzeć wszystkie, które już były.

Polecam, bo niektóre rzeczy mogą na prawdę pomóc w pracy.

Autokonfiguracja farmy SP

Muhamad Omar i Toni Frankola przygotowali skrypty PowerShell, które konfigurują farmę i aplikacje serwisowe. Bardzo to ułatwia i przyspiesza stawianie farm SharePoit, zwłaszcza, jeżeli robicie to często.

http://tinyurl.com/SPfarm-config

Zapraszam na 2 sesje

W najbliższym czasie będę miał sesje na 2 wydarzeniach:

• 25 kwietnia w Kijowie na konferencji SharePoint Conference Ukraine 2012 http://spcua.com/ z sesją o złych praktykach przy wdrażaniu procesów na SharePoincie
• 9 maja w Warszawie na Time For SharePoint http://www.timeforsharepoint.pl/Agenda.html

Zapraszam

Polskie litery w polu tekstu sformatowanego

Problem stary ale na nowym środowisku ciągle aktualny : )

Na polu listy typu "Wiele wierszy tekstu" przy wybraniu dla opcji "Typ tekstu" wartości "Tekst sformatowany" lub "Rozszerzony tekst sformatowany" (czyli tak zwany Rich TextBox) nie działają litery "ś" oraz "ł". Problem występuje zarówno w wersji 2007 jak i 2010, we wszystkich edycjach. Powodem tego problemu jest obsługiwanie przez pole z tekstem formatowanym skrótów klawiszowych.

Problem otrzymał obejście w SP1 do WSS 3.0 i to obejście działa również w wersji 2010. W skrócie należy uruchomić następujące polecenie:

stsadm.exe -o setproperty -url http://portal -pn "richtexteditorshortcutenabled" -pv "no"

pamiętając o podmianie http://portal na URL naszej aplikacji.

Ustawienie właściwości RichTextEditorShortcutEnabled jest na poziomie całej aplikacji, czyli wyłączenie jej wpłynie na wszystkie pola na aplikacji - warto o tym pamiętać, jeżeli użytkownicy witryny angielskiej korzystają z tych skrótów.

Jeżeli nie mamy dostępu do farmy i nie możemy uruchomić tego skryptu, mamy trzy opcje:

• Rezygnacja z tekstu sformatowanego. Na polu ze zwykłym tekstem skróty są wyłączone. Wada tego rozwiązania jest taka, że nie możemy zastosować żadnego formatowania, z czym nasi użytkownicy mogą się nie chcieć pogodzić
• Nauczyć użytkowników, że polskie litery można też pisać w inny sposób: należy wcisknąć i przytrzymać klawisz SHIFT, a następnie tyldę ("~", klawisz pod ESC), puszczamy SHIFT i wciskamy klawisz "l" lub "s".
• Pisać małe "ł" lub "ś" za pomocą zmniejszania SHIFTem Caps Locka - czyli włączamy Caps Lock i następnie SHIFT + ALT + L lub SHIFT + ALT + S.

W nawiązaniu do skrótów - można też tworzyć własne skróty - np. żeby umieścić bieżącą datę - http://lokeshkhinchi.wordpress.com/2010/11/15/add-your-own-shortcut-key-functionality-in-enhanced-rich-text-box-of-sharepoint-2010/

Jak przegrać wiele plików załączników elementów listy

Mogą się zdarzyć takie sytuacje, że chcemy pobrać wiele plików załączników na raz - np. wszystkie załączniki z określonego elementu, kilku elementów lub całej listy. Np. do celów archiwizacji lub audytu musimy przekazać wszystkie skany faktur z listy faktur lub użytkownik poprosił nas o pomoc w ściągnięciu 130 plików, który wpadły na listę dyskusyjną SharePoint jako załączniki do maila.

Ponieważ załączniki do elementów listy są trzymane w folderze [url listy]/Attachments. Każdy element trzyma załączniki w folderze ze swoim Id. Standardowo listy SharePoint nie mają widoku explorera i katalogu "Attachments" nie widzimy na widoku listy.

Możemy jednak zastosować małe obejście i dostać się do załączników w następujący sposób:

• Wchodzimy na dowolną bibliotekę na tej samej witrynie
• Otwieramy widok eksploratora (za wstążce, w zakładce "Biblioteka" niebieski ekranik z tooltipem "Otwórz w Eksploratorze)
• Po otwarciu się okna Eksploratora Windows w pasku adresu NAWIGUJEMY do "Lists" a następnie do wybranej listy. Ważne jest, żebyśmy nawigowali, a nie wpisywali adres w pasku adresu, gdyż wpisanie adresu spowoduje otwarcie go w przeglądarce internetowej.
• Po wejściu do katalogu listy znajdujemy folder "Attachments" i możemy już skopiować go w całości lub przejść głębiej do wybranych elementów (sprawdzając wcześniej w przeglądarce ich ID) i kopiujemy wybrane pliki na nasz komputer.

Kilka aspektów numeracji wpisów

Jeżeli będziecie robić rozwiązanie dla większej ogranizacji to spotkacie się zapewne z problemem numeracji - organizacja będzie chciała nadawać numerację elementom w określonym formacie, zerować ją w każdym roku, mieć osobne numery dla różnego rodzaju pism, itd.

Pierwszym problemem jest otrzymanie takiego numeru - naturalnym byłoby użycie ID elementu. Korzystanie z ID ma ten plus, że jest generowane przez SharePoint'a i jest unikalne. Wadą jest to, że nie możemy go nijak kotrolować i że nie możemy go używać w kolumnach obliczeniowych (co będzie nam potrzebne w następnych krokach). Możemy ten problem obejść używając prostego przepływu do kopiowania wartości z kolumny ID do dedykowanej kolumny typu tekst lub nr. Jeżeli do ID mielibyśmy dodać np rok utworzenia pisma, to przy pomocy przeplywu możemy to zrobić. Natomiast, jeżeli mielibyśmy sami nadawać numer, to musimy tutaj niestety skorzystać z rozwiązania pisanego w kodzie lub kupic rozwiązanie firmy trzeciej - np SmartID od InfoWise. Można się pokusić o zrobienie bardziej skomplikowanego rozwiązania opartego o przepływy, niestety w takim przypadku ciężko zapewnić unikalność numeru, jeżeli dwie osoby równocześnie stworzą element.

Kiedy już mamy w kolumnie numer, możemy go formatować przy pomocy kolumny obliczeniowej. Ponieważ SPD nie ma takich zaawansowanych opcji jak praca w pętli lub policzenie ilości znaków w tekscie, to nie pomoże nam stworzyć numeru. Ale jeżeli użyjemy kolumny obliczeniowej, to SPD może wartość z tej kolumny przeczytać wartość i skopiować ją np. do tytułu elementu.
Kolumna obliczeniowa może zrobić różne rzeczy z naszym numerem. Po pierwsze - może ustawić nam stałą długość numeru, tzn, zamiast numeru 234 stworzyć 000234 - czyli zapewnić, że znak ma zawsze 6 cyfr. Żeby to zrobić należy w kolumnie obliczeniowej należy wprowadzić formułę:

 POWT("0";6-DŁ(Numer])) & TEKST([Numer])

zakładając, że numer trzymamy w kolumnie o nazwie "Numer". Cyfra "6" określa ile znaków chcemy mieć w numerze.

Jeżeli dodatkowo chcemy do takiego numeru dołożyć dwie ostatnie cyfry roku to do powyższej formuły możemy dopisać:

&"/"&TEKST(Utworzony;"yy")

W analogiczny sposób możemy do kolumny dodawać kolejne atrybuty zależne od różnych metadanych elementu.

Na zakończenie bonus - lista z różnymi ciekawymi zastosowaniami funkcji kolumn obliczeniowych od firmy Pentalogic (konieczna jest rejestracja). Dokument jest po angielsku, ale SharePoint polski rozumie funkcje angielskie. Co ważne - konieczna jest zmiana przecinków rozdzielających parametry funkcji na średniki (w polskim zapisie przecinek służy do rozdzielania części dziesiętnych liczby).

Wróciłem + darmowy e-book

Przepraszam za nieobecność. Z powodów pracowych (zajmujący projekt) i osobistych (przeprowadzka) nie znalazłem czasu na działalność społecznościową.

Ale postaram się to nadrobić.

Na dobry początek dla Microsoft wypuścił darmową książkę o Office 365. Jako że chmura ma być przyszłością SharePointa zachęcam do zapoznania się.

Równocześnie warto wiedzieć, że Microsoft wprowadził szkolenia (i planuje wprowadzić certyfikację) z chmury (Cloud certification).

Są dostępne 4 ścieżki:

• Data center operations manager - zarządzanie hostowanym centrum danych, praca w ustandaryzowanym (czytaj: poobcinanym i ograniczonym) środowisku,
• Cloud developer - pisanie rozwiązań PaaS (Platform as a service) w ustandaryzowanym środowisku.
• Data steward - czyli zarządzanie i pisanie pod bazy na SQL Azure
• Office 365 administrator - zarządzanie rozwiązaniem na Office 365

Z poziomu SharePointa nie ma nowych kursów - są takie same jak dla "normalnego" SharePointa, ale warto wiedzieć, że te kursy zostały w lutym rozszerzone o część dla rozwiazań w chmurze - więcej informacji jest na WSS.pl.

Aktualizacja zbiorcza dla SharePointa - Luty 2012

7 marca, pewnie na dzień kobiet pojawiła się kolejna aktualizacja zbiorcza (CU) dla SharePointa 2007 i 2010.

Dla wersji 2010 są następujące ważne poprawki:
- poprawki do wyszukiwania - wywalanie się mssearch przy różnych okazjach
- biblioteki dokumentów - widoczność elementów w specyficznych systuacjach, błędy przy dopinaniu WF, rekordy
- naprawione powolne wyświetlanie opcji edycji elementu na wstążce przy dużych listach

Opis poprawek jest jak zwykle dostępny na stronach MS :

SP2007 - http://technet.microsoft.com/en-us/office/sharepointserver/bb735839

SP2010 - http://technet.microsoft.com/en-en/sharepoint/ff800847.aspx

i jak zwykle zaktualizowałem listę nr wersji tych poprawek: http://nocodesharepoint.blogspot.com/2011/09/sprawdzanie-wersji-sharepointa.html

SharePoint Designer - 32 czy 64 bity?

SharePoint Designer występuje w wersjach 32 bitowej i 64 bitowej - tak jak pozostałe programy pakietu Office.
Jeżeli właśnie jesteście przed instalacją Office i zastanawiacie się jaką wersję wybrać, to w 99% przypadków najlepszym wyborem będzie wybór 32 bitów.

Dlaczego? Po pierwsze - bo tak mówi (s)twórca.

Jeżeli sam autorytet Microsoftu Was nie rzuca na kolana, to w skrócie:

• Z wersją 64 bitową nie jest instalowana kontrolka listy SharePoint, czyli nie mamy dostępu do widoku arkusza danych (http://support.microsoft.com/kb/2266203)
• Z wersją 64 bitową nie są instalowane ActiveXy ComCtl, które są używane przy tworzeniu rozwiązań opartych o Access, Excel i Word
• Mogą wystąpić problemy z dodatkami innych firm do pakietu Office (zazwyczaj są 32 bitowe)

Co ważne - trzeba instalować wszystkie programy z pakietu tylko w tej samej wersji - czyli albo wszystko 32 bity albo 64 bity. Czyli jeżeli gdziekolwiek będziemy mieli problemy z wersją 64 bitową i będziemy musieli wejść w 32 bity, to czeka nas reinstalacja wszystkich aplikacji.

Z drugiej strony warto się zastanowić co nam daje wersja 64 bitowa. Czy daje nam lepszą wydajność? Jeżeli nie korzystamy regularnie z olbrzymich arkuszy kalkulacyjnych, PowerPivota czy baz Access to nie da nam niczego, co bylibyśmy w stanie odczuć. To może lepsze współdziałanie z systemem i stabilność? Też nie, a może być nawet odwrotnie, bo problemy z dodatkami mogą nam utrudnić życie i powodować dziwne błędy.

Czyli z jednej strony mamy potencjalne problemy, z drugiej żadnych zalet rekompensujących nam te problemy. Dlatego według mnie warto pamiętać, że nie zawsze więcej znaczy lepiej i nie dać się oczarować magii samej liczby "64". Ale decyzja należy do Was.