Darmowe 15 webinary Office

Mały offtopic:
Na blogu Office dostępne są co wtorek cykliczne 15-sto minutowe webinary. Tematyka ogólnie dotyka Office, ale z wielu różnych punktów widzenia. Część rzeczy dla codziennych użytkowników Office jest oczywista, ale część może nam znacznie przyspierszyć pracę. Ostatnio taką prezentacją były skróty klawiszowe http://aka.ms/short123, dziś będzie sesja o "czasooszczędzaczach" i sztuczkach.

Webinary są nagrywane, więc można sobie obejrzeć wszystkie, które już były.

Polecam, bo niektóre rzeczy mogą na prawdę pomóc w pracy.

Polskie litery w polu tekstu sformatowanego

Problem stary ale na nowym środowisku ciągle aktualny : )

Na polu listy typu "Wiele wierszy tekstu" przy wybraniu dla opcji "Typ tekstu" wartości "Tekst sformatowany" lub "Rozszerzony tekst sformatowany" (czyli tak zwany Rich TextBox) nie działają litery "ś" oraz "ł". Problem występuje zarówno w wersji 2007 jak i 2010, we wszystkich edycjach. Powodem tego problemu jest obsługiwanie przez pole z tekstem formatowanym skrótów klawiszowych.

Problem otrzymał obejście w SP1 do WSS 3.0 i to obejście działa również w wersji 2010. W skrócie należy uruchomić następujące polecenie:

stsadm.exe -o setproperty -url http://portal -pn "richtexteditorshortcutenabled" -pv "no"

pamiętając o podmianie http://portal na URL naszej aplikacji.

Ustawienie właściwości RichTextEditorShortcutEnabled jest na poziomie całej aplikacji, czyli wyłączenie jej wpłynie na wszystkie pola na aplikacji - warto o tym pamiętać, jeżeli użytkownicy witryny angielskiej korzystają z tych skrótów.

Jeżeli nie mamy dostępu do farmy i nie możemy uruchomić tego skryptu, mamy trzy opcje:

• Rezygnacja z tekstu sformatowanego. Na polu ze zwykłym tekstem skróty są wyłączone. Wada tego rozwiązania jest taka, że nie możemy zastosować żadnego formatowania, z czym nasi użytkownicy mogą się nie chcieć pogodzić
• Nauczyć użytkowników, że polskie litery można też pisać w inny sposób: należy wcisknąć i przytrzymać klawisz SHIFT, a następnie tyldę ("~", klawisz pod ESC), puszczamy SHIFT i wciskamy klawisz "l" lub "s".
• Pisać małe "ł" lub "ś" za pomocą zmniejszania SHIFTem Caps Locka - czyli włączamy Caps Lock i następnie SHIFT + ALT + L lub SHIFT + ALT + S.

W nawiązaniu do skrótów - można też tworzyć własne skróty - np. żeby umieścić bieżącą datę - http://lokeshkhinchi.wordpress.com/2010/11/15/add-your-own-shortcut-key-functionality-in-enhanced-rich-text-box-of-sharepoint-2010/

Jak przegrać wiele plików załączników elementów listy

Mogą się zdarzyć takie sytuacje, że chcemy pobrać wiele plików załączników na raz - np. wszystkie załączniki z określonego elementu, kilku elementów lub całej listy. Np. do celów archiwizacji lub audytu musimy przekazać wszystkie skany faktur z listy faktur lub użytkownik poprosił nas o pomoc w ściągnięciu 130 plików, który wpadły na listę dyskusyjną SharePoint jako załączniki do maila.

Ponieważ załączniki do elementów listy są trzymane w folderze [url listy]/Attachments. Każdy element trzyma załączniki w folderze ze swoim Id. Standardowo listy SharePoint nie mają widoku explorera i katalogu "Attachments" nie widzimy na widoku listy.

Możemy jednak zastosować małe obejście i dostać się do załączników w następujący sposób:

• Wchodzimy na dowolną bibliotekę na tej samej witrynie
• Otwieramy widok eksploratora (za wstążce, w zakładce "Biblioteka" niebieski ekranik z tooltipem "Otwórz w Eksploratorze)
• Po otwarciu się okna Eksploratora Windows w pasku adresu NAWIGUJEMY do "Lists" a następnie do wybranej listy. Ważne jest, żebyśmy nawigowali, a nie wpisywali adres w pasku adresu, gdyż wpisanie adresu spowoduje otwarcie go w przeglądarce internetowej.
• Po wejściu do katalogu listy znajdujemy folder "Attachments" i możemy już skopiować go w całości lub przejść głębiej do wybranych elementów (sprawdzając wcześniej w przeglądarce ich ID) i kopiujemy wybrane pliki na nasz komputer.

Kilka aspektów numeracji wpisów

Jeżeli będziecie robić rozwiązanie dla większej ogranizacji to spotkacie się zapewne z problemem numeracji - organizacja będzie chciała nadawać numerację elementom w określonym formacie, zerować ją w każdym roku, mieć osobne numery dla różnego rodzaju pism, itd.

Pierwszym problemem jest otrzymanie takiego numeru - naturalnym byłoby użycie ID elementu. Korzystanie z ID ma ten plus, że jest generowane przez SharePoint'a i jest unikalne. Wadą jest to, że nie możemy go nijak kotrolować i że nie możemy go używać w kolumnach obliczeniowych (co będzie nam potrzebne w następnych krokach). Możemy ten problem obejść używając prostego przepływu do kopiowania wartości z kolumny ID do dedykowanej kolumny typu tekst lub nr. Jeżeli do ID mielibyśmy dodać np rok utworzenia pisma, to przy pomocy przeplywu możemy to zrobić. Natomiast, jeżeli mielibyśmy sami nadawać numer, to musimy tutaj niestety skorzystać z rozwiązania pisanego w kodzie lub kupic rozwiązanie firmy trzeciej - np SmartID od InfoWise. Można się pokusić o zrobienie bardziej skomplikowanego rozwiązania opartego o przepływy, niestety w takim przypadku ciężko zapewnić unikalność numeru, jeżeli dwie osoby równocześnie stworzą element.

Kiedy już mamy w kolumnie numer, możemy go formatować przy pomocy kolumny obliczeniowej. Ponieważ SPD nie ma takich zaawansowanych opcji jak praca w pętli lub policzenie ilości znaków w tekscie, to nie pomoże nam stworzyć numeru. Ale jeżeli użyjemy kolumny obliczeniowej, to SPD może wartość z tej kolumny przeczytać wartość i skopiować ją np. do tytułu elementu.
Kolumna obliczeniowa może zrobić różne rzeczy z naszym numerem. Po pierwsze - może ustawić nam stałą długość numeru, tzn, zamiast numeru 234 stworzyć 000234 - czyli zapewnić, że znak ma zawsze 6 cyfr. Żeby to zrobić należy w kolumnie obliczeniowej należy wprowadzić formułę:

 POWT("0";6-DŁ(Numer])) & TEKST([Numer])

zakładając, że numer trzymamy w kolumnie o nazwie "Numer". Cyfra "6" określa ile znaków chcemy mieć w numerze.

Jeżeli dodatkowo chcemy do takiego numeru dołożyć dwie ostatnie cyfry roku to do powyższej formuły możemy dopisać:

&"/"&TEKST(Utworzony;"yy")

W analogiczny sposób możemy do kolumny dodawać kolejne atrybuty zależne od różnych metadanych elementu.

Na zakończenie bonus - lista z różnymi ciekawymi zastosowaniami funkcji kolumn obliczeniowych od firmy Pentalogic (konieczna jest rejestracja). Dokument jest po angielsku, ale SharePoint polski rozumie funkcje angielskie. Co ważne - konieczna jest zmiana przecinków rozdzielających parametry funkcji na średniki (w polskim zapisie przecinek służy do rozdzielania części dziesiętnych liczby).